Assistant administratif : découvrez le métier !

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Description :


L’assistant administratif est le véritable bras droit de son responsable quant au bon déroulement de l’activité. Son rôle est assez similaire à celui de secrétaire, il est donc une pièce essentielle de l’entreprise.
Il travaille pour le compte d’un ou plusieurs services pour lesquels il rédige des courriers, saisie des documents tels que les budgets, les comptes-rendus, les devis, … Il classe les dossiers et prend des rendez-vous.

Néanmoins, sa mission peut varier selon la taille de l’entreprise pour laquelle il œuvre. Ses tâches s’apparentent dans un premier temps à l’accueil des visiteurs et la gestion des appels entrants et sortants.

Ensuite, il sera en charge de gérer son agenda et celui de ses collaborateurs, gérer le courrier et prendre en charge la logistique. En effet, la préparation des réunions ou des présentations et le suivi des prêts de matériels comme les ordinateurs est géré par l’assistant administratif.

Enfin, il arrive que l’assistant administratif soit amené à coordonner une équipe dans certaines situations.

Études :


Un CAP ou un BEP peut suffire pour accéder au métier d’assistant administratif. Néanmoins, l’obtention d’un BAC est fortement recommandée.

Ensuite, il existe de nombreuses formations post BAC permettant d’exercer cette fonction. Des formations de type BAC+2 ou une licence professionnelle favorise l’employabilité et les possibilités d’évolution. Voici un exemple des formations qu’il est conseillé de suivre pour devenir assistant administratif : 
 

Conditions d'exercice de l'activité :


Il est possible d’exercer ce métier dans le secteur public et dans le privé. Par exemple, il est probable de travailler dans un grand groupe, dans une PME ou un établissement public, dans un hôpital ou une mairie. Ainsi, le champ des possibles est assez varié et l’assistant administratif se doit d’être polyvalent.

L’assistant administratif travaille sous les ordres de son supérieur hiérarchique (manager, directeur d'entreprise, ...). Dans les grands groupes, il peut être amené à travailler en équipe avec les personnes du pôle administratif. Il peut également être assez proche du secrétariat ou de la comptabilité. Généralement, il n’a pas de N-1.

Où exercer ce métier ?

Accessible dans de nombreux secteurs l’assistant administratif peut prendre ses fonctions aussi bien à la campagne dans une PME qu’en ville dans une école.

À l’aise avec les écrans, il exercera son métier dans un bureau dans les locaux de son organisation.

Cette fonction est grandement accessible en télétravail et à l’avenir, il sera de plus en plus aisé de réaliser toutes les tâches depuis la maison. En effet, la digitalisation permet de diminuer de façon conséquente le papier ce qui favorise grandement le home office.

Comment devenir Assistant administratif ?


Bien que ce métier soit accessible en sortie de BAC, la licence professionnelle reste un moyen efficace de parvenir à exercer cette fonction. La licence professionnelle Assistant de Gestion Administrative et Financière de l’IUT de Lyon 3 Campus Bourg-en-Bresse représente la formation type recherchée par les recruteurs :

> Réputée pour son pourcentage élevé d’étudiants embauchés à la fin de cette année de professionnalisation, cette licence permet chaque année à de nombreuse personne de recevoir un enseignement spécialisé.
> À travers un programme riche et très ciblé, il est enseigné des cours d’organisation et de coordination, de suivi et d’évaluation de performance, de conception et mise en place de procédures puis d’élaboration et d’analyse de données.
> À cela, s’ajoute l’apprentissage des outils essentiels à la bonne réalisation de ce métier.
> En tant que futur bras droit de votre responsable, il est primordial d’acquérir les compétences obligatoires à la bonne réalisation de ce métier. Un enseignement de qualité est donc dispensé dans cette licence qui ouvre de nombreuses portes.

Durant cette année, il est possible de suivre les cours en alternance. Ce modèle qui favorise grandement l’embauche à la sortie, est vivement recommandé par les recruteurs. Avec son réseau de plus de 200 entreprises, l’école aide les élèves à trouver une alternance.

Découvrir la formation en alternance adaptée !

Chiffres clés :

20 000€ brut par an

Salaire moyen en France


 

17 000 brut par an

Salaire à l'embauche

> 400 000 postes

Nombre de postes en France

Salaire moyen d’un assistant administratif : Un assistant administratif en France touche en moyenne 20 000 € bruts par an. Le salaire moyen des Français est de 21 468 € par an, nous sommes donc légèrement en dessous de la moyenne.

Salaire à l’embauche : Un assistant administratif débutant perçoit 17 000 € bruts en début de carrière.

Nombre de postes en France : Nous comptabilisons près de 400 000 assistants administratifs en France.

Évolution des postes : À ce jour, de nombreuses entreprises ont du mal à recruter des assistants car le métier semble se perdre. Mais cela est faux et cette suggestion se base sur des échantillons trop faibles pour pouvoir en tirer des conclusions.
Beaucoup de recruteurs ont des difficultés à trouver de jeunes assistants administratifs, mais il est assuré qu’avec une licence en poche, il y a peu  de problème pour trouver un emploi.

Le futur assistant administratif devra être capable d’analyser les données et prendra une place stratégique dans l’entreprise. Ainsi, un rôle de conseil sera de mise pour les futur titulaires de cette fonction.

Ce métier sera donc assez flou dans un premier temps, mais tout laisse à penser qu’il est bien loin de disparaître et que de nouveaux types d’assistants modernes vont apparaître.

Enfin, cela corrobore avec l’évolution de la relation hiérarchique. Cette fonction, qui était souvent exercée entre deux personnes (un assistant et un manager) deviendra le fruit de plusieurs échanges (un assistant et plusieurs manager).

Compétences requises :

Savoir-êtres

  • Être disponible et aimer les horaires variés, parfois matinales
  • Être organisé et avoir un grand sens des responsabilités
  • Être courtois et serviable en toute circonstance
  • Savoir optimiser son temps

Savoir-faire

  • Savoir utiliser les outils informatiques modernes tels que le Pack Office
  • Être capable de comprendre et appliquer une réglementation
  • Savoir partager les bonnes informations
  • Aimer travailler en réseau
  • Faire preuve de confidentialité et ne pas dévoiler les informations professionnelles
  • Savoir gérer son agenda et celui des autres pour en aucun cas se laisser déborder
  • L’expression orale et écrite est également importante avec une irréprochable gestion du français

Connaissances

Logo connaissance
  • Connaître les techniques de rédaction ainsi que les procédures de gestion du secteur
  •  Être capable de s’adapter aux logiciels de l’entreprise et maîtriser les bases de l’administratif
  • Maîtriser l'anglais pour les entreprises qui oeuvrent à l’international

Évolutions de carrière envisageables :

Les emplois possibles après avoir exercé le métier de d’assistant administratif se rapproche des métiers de secrétaire de direction ou comptable, d'assistant commercial ou dans la coordination d’équipes.